ГОСТ 6.30-97 требования к оформлению. Документ, его значение, структура, информация

В этом разделе выложены некоторые дипломные, курсовые и контрольные работы для студентов, выполненные специалистами нашего портала. Данные работы предназначены для ознакомления, а не заимствования.

ГОСТ 6.30-97 требования к оформлению. Документ, его значение, структура, информация

оГЛавление


"1-3"
\z \u LINK \l "" Введение

LINK \l "" . Понятие документа, его структура, информация

LINK \l "" . ГОСТ 6.30-97 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

LINK \l "" Заключение

LINK \l "" Список использованной литературы

Введение

В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительную деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т.п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, поскольку они служат основным доказательством фактов. Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить.
Словарь русского языка С.И. Ожегова дает следующее определение: «Документ - это деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-либо». И, хотя в этом определении налицо такие признаки документа как бумажный носитель и доказательственная сила оно является неполным и даже несколько устаревшим.
Документ по определению есть информация, зафиксированная на материальном носителе. И следовательно, момент информации уже заложен в слове документ.
Документом является информация не документированная, а записанная на носителе.
Документарность - свойство объекта представать в роли документа. Документализированный, документический - тоже возможные неологизмы, наполнить их содержанием только ещё предстоит. Во Франции, например, документикой называют ту часть документологии, которая имеет предметом электронный документ.

1. Понятие документа, его структура, информация

Юридическую трактовку понятия «документ» дает Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации», в котором термины «документированная информация» и «документ» рассматриваются как синонимы. Согласно этому Закону «документированная информация (документ)» есть «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». В этом же значении термин «документ» используется и в двух основных Государственных Стандартах, регулирующих создание, оформление и использование документов - ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года № 273 и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28. Оба ГОСТа введены в действие с 1 января 1999 года. ГОСТ Р 6.30-97 действует в редакции Постановления Госстандарта России от 20 января 2000 года № 9-ст.
Но, несмотря на то, что термин «документ» используется во всех сферах общественной деятельности и существует ряд его законодательных и официальных определений, почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого понятия. В зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает один из аспектов (правовой, управленческий, исторический), хотя информационная сущность документа остается очевидной.
Так или иначе, у каждого документа есть ряд функций. Зачастую высказывается мнение, что функция документа - есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Однако, этот подход не совсем верен, поскольку любой документ полифункционален. Среди функций документа можно выделить общие и специальные. Все функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника).
В делопроизводстве часто используется понятие «система документации», и элементом подобной системы может являться любой созданный документ. Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Классификация документов в делопроизводстве обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает оперативность работы с ними.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием и его деятельностью. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других функциональных подразделений
Страницы

X
Обратная связь
Отправлено.