Организация документооборота на предприятии

В этом разделе выложены некоторые дипломные, курсовые и контрольные работы для студентов, выполненные специалистами нашего портала. Данные работы предназначены для ознакомления, а не заимствования.

Организация документооборота на предприятии

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации
Санкт-Петербургский государственный университет сервиса и экономики

Контрольная работа
по курсу: ДОУ в СКСиТ
на тему: «Организация документооборота на предприятии»

Выполнила:
студентка курса
группы

Санкт-Петербург
2010
Оглавление


"1-3" . Теоретическая часть

Введение

1.1. Учет количества и качества документов организации. Сокращение объема документооборота

1.2. Средства регулирования документопотоков

1.3. Информационные системы в управлении документооборотом

1.4. Внутриорганизационная система информации

Заключение

2. Практическая часть

2.1. Рабочее время и время отдыха

2.2. Кадровые документы

2.3. Штатное расписание

2.4. Положение о структурном подразделении

2.5. Должностная инструкция

2.6. Приказ

2.7. Протокол

2.8. Акт

2.9. Договор

2.10. Деловое письмо

Список использованной литературы


1. Теоретическая часть

Введение

Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum - доказательство, свидетельство.
Закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет информацию как «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».
По определению специалистов - документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т. п.).
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».
Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
1.1. Учет количества и качества документов организации. Сокращение объема документооборота

Подсчет объема документооборота может проводиться как в целом по отрасли, так и в отдельных звеньях управления: производственном объединении, отдельной организации, структурном подразделении или службе.
Службой документационного обеспечения организаций, как правило, ежегодно проводится учет количества документов. Итоги учета должны являться основанием для определения штатной численности самой службы, планирования, приобретения технических средств обработки документов. Анализ документооборота может показать общую напряженность труда сотрудников, динамику этой напряженности в течении года и другую интересующую статистику.
Для этого, чтобы эта работа приносила действительную отдачу, ее следует положить в основу планирования различных мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения и прогнозирования эффективности проведения этих мероприятий. Такой подход предопределяет некоторое усложнение параметров, по которым возможен учет количества документов, и ставит методику проведения подсчета в зависимость от его целей, но дает, в конечном счете, возможность многократного подведения итогов по каждому из параметров.
Количество размноженных документов и их тиражи служат основными исходными данными при определении оптимальной технической оснащенности и технологии работы копировально-множительной службы.
Объем выполняемым машинописных работ при сопоставлении с типовыми нормами времени на машинные работы позволяют определить необходимое количество технического персонала.
Показатели количества документов различных сроков хранения позволяют более точно прогнозировать работу ведомственного архива, необходимость и целесообразность проведению работ по микрофильмированию документов.
Под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени; например, количество документов, полученных и созданных плановым отделом за период с 1 по 30 апреля. За единицу подсчета принимается как сам документ (оригинал), так и каждая его копия (тираж размножения). Для упрощения подсчета рекомендуется документ, размноженный в 10 экземплярах, учитывать как десять документов.
Страницы

X
Обратная связь
Отправлено.